Digitalisation de votre société : on commence par quoi ?
🎯 La digitalisation d’une société s’effectue en plusieurs étapes, vous vous demandez peut être par quoi commencer ?
✨ Nous vous proposons un plan d’action en 5 étapes. Vous avez très certainement initié des projets, pourquoi ne pas les poursuivre et aller jusqu’au bout ?
1. Mise en place d'une base de connaissances : toute société, quelle que soit sa taille, a besoin de centraliser ses connaissances.
Objectifs
Centraliser toutes les connaissances accumulées et opérationnelles de l'entreprise dans une base unique pour un accès fluide et structuré. Il s’agira de mettre en place une SSOT (source unique de vérité) en organisant les 3 types de connaissance suivants :
✔️ Connaissance collectée : informations issues de la veille stratégique (marché, tendances, innovations…)
✔️ Connaissance créée : documentation interne, méthodologies, études de cas, rapports…
✔️ Connaissance opérationnelle : instructions claires pour les processus, guides et SOP (procédures opérationnelles standardisées)…
Actions concrètes
✔️ Utiliser des outils comme Notion pour structurer et catégoriser les informations
✔️ Créer des synchronisations automatiques entre systèmes à l’aide de Make
✔️ Créer des bases de données interrogeables par mots-clés
✔️ Mettre en place des autorisations d'accès pour garantir la confidentialité et la sécurité des informations.
✔️ Sensibiliser les équipes
Résultat attendu
🚀 Une source d'information fiable, à jour et facilement accessible pour tous les collaborateurs, limitant la redondance des tâches et facilitant la transmission des connaissances.
2. Schématisation des processus pour visualiser les incohérences
Objectifs
✔️ Comprendre les flux de travail actuels pour identifier les nœuds, inefficacités ou incohérences. Il faudra notamment distinguer et représenter différemment les modèles de process Waterfall (en cascade, en V) et Agile
✔️ L’approche Waterfall est constituée d’un ensemble d’étapes toujours identiques, la progression ne peut se faire que lorsque l’étape précédente est terminée, l’objectif final est connu dès le début. Toute l’activité peut être planifiée de bout en bout
✔️ L’approche Agile est un cadre de gestion de projet qui valorise l’adaptabilité et l’implication en divisant les projets en plusieurs phases dynamiques (sprints). Après chaque sprint, des ajustements sont réalisés sur le sprint suivant
✔️ Il va falloir créer des SOP (procédures opérationnelles standardisées) afin de définir quoi, comment, quand et par qui les tâches doivent être réalisées
Actions concrètes
✔️ Cartographier les processus sous forme de swimlane grâce à des outils tels que Miro, Canva, Whimsical…
✔️ Créer un ERD (Modèle entité-association) pour les processus complexes afin d’illustrer la façon dont les entités sont liées entre elles (relations entre les bases de données)
✔️ Créer des guides étape par étape pour les processus clés dans la base de connaissances
✔️ Intégrer des vidéos explicatives ou des instructions illustrées dans des outils comme Notion
✔️ Collecter les informations tacites, souvent non exprimées, via des ateliers collaborateurs
Résultat attendu
🚀 Une vision claire des processus existants permettant d'identifier les points de friction et de proposer des optimisations.
☑️ Une exécution uniforme des tâches.
3. Automatisation pour augmenter l'efficacité et réduire les erreurs
Objectif
✔️ Libérer les équipes des tâches répétitives pour se concentrer sur des activités à haute valeur ajoutée
Actions concrètes
✔️ Utiliser des outils tels que Make pour automatiser les flux conditionnels (par exemple : "si une commande est validée, alors générer une facture"). De nombreuses automatisations natives existent dans les différents outils modernes comme Notion, ClickUp, Airtable ou SmartSuite
✔️ Réaliser des tests sur des processus pilotes avant de généraliser l'automatisation
Résultat attendu
🚀 Gain de temps significatif, diminution des erreurs humaines et augmentation de la productivité globale.
4. Mise en place ou réorganisation d'un CRM personnalisé
Objectifs
✔️ Améliorer l'efficacité des cycles de vente et la gestion de la relation client
Actions concrètes
✔️ Évaluer la maturité de l'entreprise pour choisir entre un outil entièrement paramétrable (Notion, Airtable, Smartsuite) ou une solution “prête à l’emploi” (HubSpot, Salesforce, Pipedrive…)
✔️ Concevoir un CRM sur mesure avec Notion pour gérer les contacts, les opportunités et les pipelines
✔️ Automatiser les rappels et le suivi client avec des outils tels que Make, des analyses de documents par l’Intelligence Artificielle…
Résultat attendu
🚀 Un suivi client précis, une augmentation des conversions et une meilleure maîtrise des délais.
5. Mise en place d'un système de gestion des tâches et projets
Objectifs
✔️ Structurer le travail des équipes pour augmenter leur efficacité
Actions concrètes
✔️ Utiliser des outils comme Notion, ClickUp, Asana, Monday pour gérer les tâches et les projets
✔️ Compléter la structure par une ou plusieurs bases de données en fonction des besoins : sociétés, contacts, notes, ressources…
✔️ Mettre en place des tableaux de bord pour le suivi des KPI (indicateurs clés de performance)
Résultat attendu
🚀 Une gestion fluide des tâches, des objectifs clairement définis et une vision consolidée des projets.
Conclusion
La digitalisation d’une société à travers la mise en place d'espaces collaboratifs et l'automatisation des processus a pour but de moderniser les opérations afin de centraliser la connaissance, simplifier les flux de données, et accroître l'efficacité globale tout en maitrisant les coûts.
⚡En impliquant les équipes dès le départ et en adaptant les outils à la maturité de l'entreprise, vous pourrez optimiser vos opérations tout en préparant l'avenir avec sérénité.
🚀 Alors, prêts à vous lancer ? Contactez-nous dès aujourd'hui et laissez-nous vous guider dans votre projet d’évolution digitale !