Génération de documents - listing ameublement
1. Contexte
Un promoteur immobilier propose des maisons clés en main avec un mobilier spécifique pour chaque projet. L'entreprise souhaite automatiser la création d'un listing détaillé des meubles pour chaque projet, afin de simplifier la gestion des aménagements et d'assurer une communication claire avec les clients et les prestataires.
🎯 Objectifs : centraliser les informations sur le mobilier dans une base Notion pour chaque logement et générer un document synthétique
2. Problèmes identifiés
✔️ Gestion manuelle et chronophage : les listings de meubles sont créés à partir de tableaux Excel ou de documents Word, entraînant des erreurs et des oublis fréquents
✔️ Absence de standardisation : chaque projet est documenté différemment, ce qui complique la coordination avec les équipes et prestataires
✔️ Perte de temps : les tâches répétitives, comme l'association des meubles aux caractéristiques des maisons (surface, nombre de chambres, etc.), ralentissent les opérations
✔️ Difficulté de mise à jour : toute modification dans les meubles ou les projets nécessite une reprise manuelle des documents
3. Mise en œuvre de la solution
🚀 Pour répondre à ces défis, un scénario basé sur Notion et Make a été conçu pour générer automatiquement un listing de meubles personnalisé pour chaque projet de maison
Étape 1 : structurer la base dans Notion
Création d'une base de données dans Notion pour gérer les informations principales :
✔️ Base 1 : projets de maisons
Colonnes : nom du projet, adresse, surface, nombre de chambres, style de mobilier…
✔️ Base 2 : meubles disponibles
Colonnes : produit, fournisseur, pièce, type de meuble, description, prix…
✔️ Lien entre les bases : chaque maison est associée à une liste de meubles
Étape 2 : automatisation avec Make
✔️ Déclencheur : un bouton permet de lancer la génération du document pour chaque maison
✔️ Scénario Make :
Lancement d’un webhook
Chargement du modèle de document (Google Docs)
Récupération des éléments Notion (meubles) pour la ligne (maison)
Génération du listing
Enregistrement du document dans Google Drive
Création d’un pdf et enregistrement du lien sur la ligne Notion
Étape 3 : collaboration et mises à jour
✔️ Les équipes peuvent modifier ou enrichir les bases Notion à tout moment (ajout de nouveaux meubles ou projets)
✔️ La génération de documents doit être relancée pour établir un listing à jour consultable au format pdf
Résultats attendus
✔️ Gain de temps significatif : la génération automatique des listings supprime les tâches manuelles répétitives
✔️ Standardisation : tous les listings suivent un format uniforme, facilitant la communication avec les clients et prestataires
✔️ Amélioration de la collaboration : les équipes ont accès à une base centralisée et peuvent suivre les modifications en temps réel
✔️ Satisfaction client accrue : les clients reçoivent un listing clair, complet et professionnel, renforçant leur confiance
Page Notion - Bases de données
Document modèle avec champs de fusion
Document - listing
Scénario Make
« Grâce à l’automatisation mise en place avec Notion et Make, la génération des listings de meubles est devenue rapide, précise et entièrement centralisée. Nous avons éliminé les erreurs et gagné un temps précieux sur des tâches répétitives. Les équipes collaborent désormais plus efficacement et nos clients reçoivent des annonces claires et professionnelles, renforçant leur satisfaction et notre image de sérieux. »