Mise en place d'un CRM et d'un outil de gestion de projet avec Notion
1. Contexte
Lorsque nous avons créé beFlow, il était impératif de s’appuyer sur un outil structurant qui nous permette de gérer nos clients et nos projets. Nous cherchions une solution simple et personnalisable et ne souhaitions pas utiliser un produit du marché trop généraliste ou se lancer dans un développement long et complexe. Chaque projet faisant potentiellement intervenir plusieurs partenaires, Il était important de pouvoir partager cet espace de travail. Les interactions avec les clients (ex : tests et validation de nouvelles fonctionnalités, nouvelle demandes…) devaient transiter par cette plateforme. Nous avions réellement besoin d’un espace de travail collaboratif.
🎯 Objectifs : centraliser les informations clients et projets dans une solution unique et accessible, pour améliorer la collaboration et optimiser le suivi des activités
2. Problèmes identifiés
✔️ Données dispersées : les informations clients et projets étaient éparpillées dans des fichiers Excel, des emails et d'autres outils, ce qui compliquait leur accès
✔️ Manque de visibilité : les équipes peinaient à obtenir une vue d'ensemble sur l'état d'avancement des projets et des interactions clients
✔️ Inefficacité de la coordination : l'absence d'un outil centralisé entraînait des retards et des malentendus dans la gestion des priorités
✔️ Perte d'opportunités : le suivi des perspectives et des tâches associées manquaient de rigueur, impactant la performance commerciale
3. Mise en œuvre de la solution
🚀 Pour répondre à ces défis, une base Notion a été conçue et personnalisée pour servir à la fois de CRM et de gestionnaire de projets
Étape 1 : création du CRM dans Notion
✔️ Mise en place des bases de données :
Sociétés
Contacts
Opportunités
Projets
Evènements, tâches
Notes, base de connaissance
Mise en place d’une Extension Chrome afin d’enrichir rapidement la base de connaissance Notion
Étape 2 : fonctionnalités de gestion de projet
✔️ Création d'une base de données dédiée aux projets avec des informations clés :
Intervenants
Objectifs
Date limite et jalons importants
Liste des sprints, user stories, tâches
Pourcentage avancement et statut (à faire, en cours, terminé)
Gestion des temps
Ressources par phase
✔️ Mise en place de vues Kanban et calendriers pour une gestion visuelle des sprints et des échéances.
✔️ Mise en place de templates projets
Étape 3 : collaboration et suivi
✔️ Page d’accueil synthétique des projets en cours
✔️ Partage des informations projets avec nos partenaires et clients
✔️ Mise en place d'un tableau de bord central regroupant les KPI clés pour un suivi global (nombre de prospects, projets en cours, délais respectés)
Résultats attendus
✔️ Gain de temps : les équipes accèdent rapidement aux informations clés sans chercher dans plusieurs sources
✔️ Meilleure collaboration : une plateforme centralisée améliore le partage des connaissances
✔️ Onboarding optimisé des partenaires qui ont un accès clair et structuré à toutes les ressources nécessaires
✔️ Standardisation : les processus sont uniformisés, éliminant les erreurs et les confusions
✔️ Communication avec le client sur l’avancée du projet via le portail
Page Notion - Projet
Page Notion - Liste des sociétés
Page Notion - Liste des projets
Page Notion - Sprints du projet
« Depuis que nous avons mis en place la gestion de projets avec Notion, tout est beaucoup plus clair et organisé. L’outil évolue en fonction de nos besoins ! Notion propose également des automatisations très intéressantes pour assurer la cohérence des données ainsi que pour réaliser automatiquement certaines tâches comme envoyer un email, notifier un utilisateur, déclencher un scénario Make... Les formulaires, l’IA intégrée, l’agenda et le futur webmail nous confortent dans le choix de cet outil ! »