Automatiser ses process : comment se décider et passer à l’action ?
✨ L'automatisation des processus est devenue une priorité stratégique pour de nombreuses entreprises cherchant à améliorer leur efficacité, réduire leurs coûts et gagner en compétitivité. Cependant, franchir le pas nécessite une réflexion approfondie pour s'assurer que cette transition se fait de manière cohérente et rentable.
Quand faut-il franchir le pas ?
L'automatisation devient une nécessité lorsque :
✔️ Vos processus sont répétitifs et chronophages : si certaines tâches consomment une part importante du temps des collaborateurs, elles méritent d'être automatisées. Chaque jour, vous effectuez les mêmes tâches, dans le même ordre avec les mêmes outils, le scénario est reproductible.
✔️ Vous constatez une augmentation des erreurs humaines : les tâches manuelles répétitives sont sujettes à des erreurs qui peuvent être coûteuses pour l'entreprise et détériorer la satisfaction clients
✔️ Votre entreprise est en pleine croissance : l'augmentation des volumes de travail peut dépasser les capacités humaines
✔️ Les coûts opérationnels sont trop élevés : l'automatisation peut rationaliser les dépenses et améliorer les marges
✔️ Vous avez besoin d'une plus grande réactivité : les clients s'attendent à des réponses rapides et à un service sans faille
Quels sont les critères à prendre en compte ?
Avant d'automatiser, considérez les critères suivants :
✔️ Faisabilité technique : il est nécessaire d’identifier le besoin avant l’outil mais vous devez vous assurer que les technologies nécessaires à l'automatisation existent et sont adaptées
✔️ Coût de mise en œuvre : calculez l'investissement initial et les dépenses liées à l'intégration des nouvelles solutions (coût des abonnements, nombre d’outils…)
✔️ Impact sur les collaborateurs : prévoyez des formations pour les collaborateurs ou des redéploiements de leurs compétences
✔️ Gain potentiel : analysez le temps et les ressources qui seront économisés
✔️ Conformité : assurez vous que l'automatisation respecte les réglementations en vigueur
Quelles tâches automatiser ?
Toutes les tâches ne sont pas égales face à l'automatisation.
💡 Il ne faut jamais automatiser une tâche qui n’a pas était faite manuellement depuis un certain temps
Voici quelques exemples de tâches à automatiser :
✔️ Tâches répétitives et prévisibles : la saisie de données, la création de documents, le traitement des factures, l'envoi d'emails…
✔️ Processus structurés, constitués de séquences de tâches définies : tout ce qui suit un schéma logique précis peut être automatisé
✔️ Analyses de données : l'automatisation peut extraire et analyser rapidement des données massives
✔️ Service client : les chatbots et les outils de gestion de tickets améliorent la réactivité
Quels sont les processus qui se prêtent le plus à l'automatisation ?
✔️ Gestion des ressources humaines : recrutement, intégration des nouveaux collaborateurs, gestion des congés…
✔️ Comptabilité et finance : traitement des devis, factures, commandes, contrats…
✔️ Marketing : campagnes par e-mail, communication sur les réseaux sociaux…
✔️ Chaine fournisseurs : gestion des stocks, suivi des livraisons…
✔️ Support client : chatbots, réponses automatisées…
Comment décider des priorités ?
Cartographiez vos processus : identifiez les workflows actuels, décomposez chaque processus en étapes et déterminez les goulots d'étranglement. Pour cela, utilisez un outil comme Miro ou Whimsical. Énumérez les outils nécessaires et les collaborateurs responsables des différentes étapes.
Impliquez vos équipes : les collaborateurs sont les mieux placés pour signaler les tâches qui les ralentissent
Estimez la valeur et les bénéfices attendus par l’automatisation envisagée
Analysez la fréquence et le temps nécessaire à la réalisation de chaque étape du process. Afin de pouvoir comparer les process entre eux, ramenez le temps passé sur une échelle hebdomadaire.
Priorisez les processus qui offriront un retour sur investissement (ROI) rapide.
Consultez le site web “Ça vaut le coup ?” qui vous aidera à calculer le temps que vous allez gagner !
Estimez la complexité du paramétrage de l’automatisation envisagée
Priorisez les process sur une matrice Valeur/Complexité
Valeur forte / Complexité faible > DO FIRST - GAINS RAPIDES
Valeur forte / Complexité forte > DO SECOND - PROJETS STRATEGIQUES
Valeur faible / Complexité faible > DO LAST - ATTENDRE QUE LA VALEUR AUGMENTE
Valeur faible / Complexité forte > DON’T DO - NE PAS FAIRE
Matrice valeur/complexité : classement
Matrice valeur/complexité
6. Priorisez les processus qui offriront un retour sur investissement (ROI) rapide : commencez par automatiser les tâches simples et à forte valeur ajoutée
Exemple de formule :
Point mort (en mois) = Coût de la prestation / Temps total économisé sur 1 mois
💡 Au delà du point mort, l’automatisation commence à fournir un retour sur investissement positif.
🎯 Et le plus important, procédez par étapes : commencez petit, puis itérez !
Prenons un exemple…
Imaginons le scénario suivant :
✔️ Un prospect vous contacte via un formulaire en ligne pour connaitre votre offre
✔️ Ses coordonnées sont automatiquement transférées dans votre CRM (Notion, Google Sheet, Airtable…)
✔️ Il reçoit alors un e-mail personnalisé de remerciement
✔️ Un responsable de compte lui est automatiquement attribué et ce dernier reçoit une alerte via Slack
Estimation du coût de réalisation de ces différentes tâches en mode “manuel” :
(5 heures par semaine, soit environ 20 heures par mois) x 50€/h = 1000 €
Estimation du temps économisé lié à l’automatisation
Réduction de 80 % du temps consacré à la gestion de ce process soit 20 h x 0,80 = 16 heures
Calcul du ROI avec un tarif de prestation de 3 000 € :
3 000 € / (16 * 50 €) = 3,75 mois
🚀 Après 4 mois, l’automatisation commence à générer un retour sur investissement positif.
Conclusion
Même si tous les process et flux de données de votre entreprise ne peuvent pas tous être automatisés, il existe certainement des domaines importants dans lesquels l’automatisation pourrait être très bénéfique.
✨ L'automatisation des processus est une démarche structurante qui peut transformer votre entreprise si elle est bien menée.
🚀 Alors, prêts à vous lancer ? Contactez-nous dès aujourd'hui et laissez-nous vous guider dans votre projet d’évolution digitale !