Création d’une base de connaissance
1. Contexte
▶️ Société : une société de conseil en stratégie et organisation constate que son équipe passe beaucoup de temps à répondre aux mêmes questions et à rechercher des informations clés. Pour gagner en efficacité, elle souhaite mettre en place une base de connaissance centralisée avec l’outil Notion.
🎯 Objectifs :
✔️ Organiser et structurer les informations importantes (processus, FAQ, guides, veille)
✔️ Assurer un accès rapide et intuitif pour les collaborateurs
✔️ Faciliter l'onboarding des nouveaux collaborateurs en leur offrant une source de référence claire
2. Problèmes identifiés
✔️ Fragmentation des informations : les documents sont dispersés dans des e-mails, dossiers partagés et fichiers locaux
✔️ Perte de temps : les équipes perdent un temps précieux à rechercher des informations essentielles
✔️ Manque de standardisation : les processus ne sont pas documentés de manière uniforme, créant des confusions
✔️ Difficultés à collaborer : l'absence d'une plateforme commune complique le partage d'informations
3. Mise en œuvre de la solution
Étape 1 : structurer la base de connaissance dans Notion
🚀 Créer une base Notion dédiée à la base de connaissance, organisée selon plusieurs sections clés.
✔️ Accueil : une page d'introduction avec un moteur de recherche pour naviguer facilement
✔️ Catégories principales (via des bases de données ou des pages imbriquées) :
Processus internes : étapes détaillées pour les tâches courantes (ex. : gestion des congés, demandes d'achats…)
FAQ interne : réponses aux questions fréquentes des employés
FAQ externe : réponses aux questions fréquentes des clients
Guides pratiques : documentation sur les outils et logiciels utilisés
Ressources clés : liens vers les documents stratégiques (politiques RH, modèles de documents…)
Mise à jour et gestion des contenus : une section dédiée à l'historique des modifications pour garantir la pertinence des informations
Étape 2 : optimiser avec Notion
Base de données pour les articles :
✔️ Ajouter des champs pour structurer chaque contenu, par exemple :
Titre : sujet de l'article
Catégorie : FAQ, processus, guide
Responsable : personne en charge de la mise à jour
Date de dernière mise à jour : pour garantir que le contenu reste à jour
Mots clés
Intérêt
Favori
URL (image, vidéo, article, Email…)
✔️ Utiliser des filtres et des vues personnalisées pour faciliter la navigation
✔️ Liens entre les pages :
Créer des liens entre les articles pour une navigation fluide
Ajouter des boutons ou des raccourcis vers les sections les plus consultées
Étape 3 : déploiement et maintenance
✔️ Collecte des informations :
Impliquer les responsables de chaque département pour rassembler les contenus pertinents
Documenter progressivement pour éviter une surcharge initiale
✔️ Collecte des informations :
Organiser une session de formation pour montrer aux employés comment utiliser la base de connaissance
Fournir des guides simples pour la recherche et l’enrichissement de la base
✔️ Mise à jour régulière :
Désigner des responsables pour valider et actualiser les informations
Configurer des rappels dans Notion pour revoir les articles obsolètes
Résultats attendus
✔️ Gain de temps : les équipes accèdent rapidement aux informations clés dans une source unique
✔️ Meilleure collaboration : la plateforme centralisée améliore le partage des connaissances
✔️ Onboarding optimisé : les nouveaux collaborateurs ont un accès clair et structuré à toutes les ressources nécessaires
✔️ Standardisation : les processus sont uniformisés, éliminant les erreurs et les confusions
Page Notion - liste
Page Notion - regroupement
« La mise en place de la base de connaissance avec Notion a totalement transformé notre manière de travailler. Désormais, toutes les informations essentielles sont centralisées, structurées et facilement accessibles à nos équipes. Cela facilite non seulement la formation des nouveaux collaborateurs, mais permet aussi de maintenir une qualité constante dans nos processus. Le temps passé à rechercher des documents ou des procédures a considérablement diminué, et tout est mis à jour en temps réel. Un véritable atout pour l’efficacité et la cohérence au sein de la société ! »