Comment mesurer l'augmentation de la productivité suite à l'implémentation d'un nouvel outil informatique ?
✨ Mesurer l'augmentation de la productivité suite à l'implémentation d'un nouvel outil ou d'un système implique plusieurs étapes clés pour assurer une évaluation précise et fiable.
La méthode…
Étape 1 : définir des KPIs spécifiques à la productivité et établir des baselines (Points de référence)
🎯 Métriques pertinentes : identifiez et consignez les indicateurs de performance actuels. Collectez des données des tâches spécifiques qui sont censées être améliorées par le nouvel outil
✔️ Temps de traitement des tâches : mesurez combien de temps il faut pour accomplir une tâche spécifique avant et après l'implémentation
✔️ Volume de travail réalisé : quantifiez la quantité de travail réalisée dans une période donnée
✔️ Taux d'erreurs : évaluez le nombre d'erreurs ou de corrections nécessaires avant et après l'implémentation
✔️ Satisfaction des employés : recueillez des feedbacks sur la satisfaction des employés concernant l'outil ou le système
Étape 2 : collecter et Analyser des Données
✔️ Sur une période définie : collectez des données sur une période suffisante pour obtenir des résultats représentatifs (par exemple, trois à six mois après l'implémentation)
✔️ Outils d'analyse : utilisez des outils d'analyse de données pour comparer les performances avant et après l'implémentation
Étape 3 : évaluer des Résultats
✔️ Comparaison des données : comparez les points de référence avec les nouvelles données pour identifier les changements
✔️ Calcul des gains de productivité :
Par exemple, si le temps de traitement d'une tâche a été réduit de 30%, calculez le gain en heures travaillées économisées
Si le volume produit a augmenté de 20%, cela indique une amélioration de la productivité
Étape 4 : considérer les facteurs qualitatifs
✔️ Feedback des utilisateurs : organisez des sessions de feedback ou des enquêtes pour recueillir des opinions sur l'utilisation de l'outil ou du système
✔️ Engagement des collaborateurs : observez l'engagement et la satisfaction des collaborateurs, ce qui peut indirectement affecter la productivité
Étape 5 : Études de Cas et Comparaisons
✔️ Études de cas internes : documentez des études de cas spécifiques au sein de l'organisation pour illustrer les gains de productivité
✔️ Comparaisons avec des benchmarks : comparez vos résultats avec des benchmarks de l'industrie ou des études similaires pour contextualiser vos gains
Prenons un exemple…
Imaginons une entreprise qui implémente un nouveau logiciel de gestion de projets. Voici comment les étapes se dérouleraient :
1. Avant l'implémentation
Temps moyen pour créer un rapport de projet : 2 heures
Nombre de projets gérés par mois : 20
Taux d'erreurs dans les rapports : 10%
2. Après l'implémentation (sur une période de 6 mois)
Temps moyen pour créer un rapport de projet : 1 heure
Nombre de projets gérés par mois : 25
Taux d'erreurs dans les rapports : 3%
3. Analyse des résultats
Réduction du temps de traitement : 2 heures - 1 heure = 1 heure économisée
Gain de productivité par mois : 1 heure * 25 rapports = 25 heures économisées par mois
Augmentation du volume produit : 25 projets - 20 projets = 5 projets supplémentaires par mois
Réduction du taux d'erreurs : 10% - 3% = réduction de 7% des erreurs
4. Facteurs qualitatifs
Feedback des employés : 90% des utilisateurs rapportent une meilleure satisfaction avec le nouvel outil
Engagement : Les employés sont plus motivés grâce à la réduction des tâches répétitives
5. Documentation et communication des résultats :
Présentez les résultats aux parties prenantes avec des graphiques et des tableaux comparatifs
Incluez des témoignages de collaborateurs pour renforcer l'aspect qualitatif